Balansen mellan koncentration och samarbete avgörande för ett effektivt kontor

Vi har pratat med Annemarie Hultberg, utvecklingsledare på Institutet för stressmedicin. Hon är huvudförfattare till studien ”Sammanfattning av forskningsläget avseende aktivitetsbaserade kontor” från 2019.

”För att kunna göra sitt jobb på ett bra sätt måste man kunna både arbeta koncentrerat och i en miljö som stödjer bra samarbete. Den stora utmaningen för alla organisationer är att skapa optimala förutsättningar för båda de här aktiviteterna på samma kontor”, säger Annemarie Hultberg.

För organisationer som vill kunna utvecklas måste kontoret dessutom designas för innovation.

”För att fungera både i sin profession och som människa behöver man sitt sociala sammanhang och sitt team, men kontoret ska också skapa möjligheter för nya idéer, arbetssätt och samarbeten. På ett kontor som är designat för innovation möts medarbetare över avdelningarna på ett naturligt sätt. Då kan de tillsammans se nya lösningar som de inte skulle ha upptäckt om de var instängda i sina respektive grupper.”

Planering ger ökad effektivitet

Ett aktivitetsbaserat kontor ställer också andra krav på så kallat självledarskap. Medarbetarna behöver planera sin arbetsdag på ett tydligare sätt och gruppera arbetsuppgifter efter krav på ostörd koncentration respektive samarbetsbehov. Genom att planera sin arbetsdag och använda de olika zonerna under olika delar av dagen kan de flesta uppleva en ökad grad av effektivitet. Forskningen som Annemarie Hultberg gått igenom visar tydligt på vikten av att göra ordentliga förberedelser innan man bestämmer vilken form det nya kontoret ska ha.

”Försök att dela upp behoven och välj den kontorslösning som bäst stödjer era behov. För många är någon variant av aktivitetsbaserat kontor den bästa lösningen, men det passar inte alla verksamheter eller alla professioner.”

Det vanligaste misstaget är dålig förberedelse

De finns flera risker med att byta från rumskontor eller öppet kontorslandskap till ett aktivitetsbaserat kontor. Enligt den forskning som Annemarie Hultberg tittat på kan man härleda de största riskerna till dålig förberedelse. Man måste känna till sina behov och varför man ändrar på något. Hur framgångsrik man blir i sitt nya kontor hänger tydligt ihop med att den här kunskapen är känd hos medarbetarna och att de är förberedda på förändringen.

För att nå dit behöver de flesta organisationer genomföra rejäla förändringsprocesser där alla medarbetare involveras i god tid före flytten. Forskningen visar också att vad man kommer ifrån för kontor spelar in för hur nöjda medarbetarna är med det nya kontoret.

”Generellt kan man säga att de som kommer från öppet kontorslandskap ofta upplever flytten till ett aktivitetsbaserat kontor som positiv medan de som kommer från ett kontor med egna rum är lite mer delade i sin uppfattning. Men den viktigaste framgångsfaktorn när det gäller nya kontor är ändå hur man har förberett flytten i organisationen. Det handlar både om att vädra oro och utbilda medarbetare i nya arbetssätt. ”

De flesta kan lyckas med förflyttningen om man tar vara på de erfarenheter som finns, gör en omsorgsfull planering och genomför ett inkluderande förändringsarbete. Då finns det goda chanser att den förflyttning som organisationen genomför i samband med övergången till det nya kontoret ökar både produktivitet, trivsel och innovationsgrad. Både för medarbetarna och organisationen som helhet.

Vad menas med aktivitetsbaserat kontor?

Aktivitetsbaserat kontor syftar oftast på ett kontor utan fasta arbetsplatser där medarbetarna väljer arbetsplats utifrån aktivitet i någon av kontorets olika zoner:  

Tysta zonen. Den här zonen är helt tyst. Mobiler och datorer är på ljudlöst. Här får man inte prata vare sig i telefon eller med varandra. Man får inte gå in och störa någon som sitter i den tysta zonen.

Lugna zonen. Här kan man växla mellan uppgifterna och ta kortare samtal i låg samtalston.

Samarbetszonen. Den här ytan är till för möten av olika slag. Här får man ha ljud på datorn och mobilen, prata i telefon och med varandra utan restriktioner.

Om Institutet för stressmedicin

Institutet för stressmedicin, ISM, är en forsknings- och utvecklingsenhet inom Västra Götalandsregionen. ISM är en intern resurs när det gäller arbetsmiljö, men den kunskap som de bygger är tillgänglig för alla genom rapporter och ISM:s hemsida.