Därför måste dina unika behov styra den nya kontorsdesignen

"Jag ser en stark trend att vi går än mer mot samverkan i takt med att våra arbetsuppgifter blir mer komplexa. Vi behöver vara fler som samarbetar framgent. Samtidigt har vi alla behov av att ibland kunna sitta ostörda och ägna oss åt högfokusuppgifter", säger Christel Sambor.

I sin nuvarande roll som arbetsplatsstrateg, innovationscoach och förändringsledare på Workflow hjälper Christel Sambor organisationer genom hela processen från behovsanalys till nytt kontor. "I Stockholm har vi en situation med höga hyror och låg verkningsgrad. Det ställer ännu högre krav på organisationer att hitta sätt att arbeta effektivt i lokalen. Med traditionella kontorslösningar tappar man ofta den möjligheten", säger Christel.

Enligt henne är det oerhört många parametrar som är med och påverkar vilket kontor man ska välja som organisation. "I grunden handlar det om att möta de utmaningar man står inför inom den befintliga verksamheten och påverka dem i rätt riktning kopplat mot strategier, affärsmål, kultur, värderingar, varumärke och behov av att attrahera och behålla kompetens. Det viktiga är att man inte gör som andra göra utan själv som organisation kommer fram till vad är det bästa för oss – och varför. Att man verkligen har fakta, man tar reda på saker för att fatta ett beslut istället för att gissa."

Gör en grundlig behovsanalys

I Christel Sambors process sker detta främst genom beläggningsmätningar, behovsanalyser och kartläggning av arbetssätt. Hur ser beläggning ut idag? Vill medarbetarna vara här? Vilka arbetssätt använder man? Här är det viktigt att ta in både medarbetar- och kundperspektiven. Faktainsamlingen sker via webbenkäter, intervjuer eller workshops. Sedan följer workshop med ledningsgrupp eller koncernledning för att utforska hur man kan hantera organisationens behov. I detta skede görs även referensbesök för att se hur andra gjort. Utifrån det här underlaget arbetar hon fram en arbetsplatsstrategi, som fungerar som beslutsunderlag. Lösningen kan vara lokalsök eller bygga om befintlig lokal.

Påbörja förankringen tidigt

Nästa steg i processen är förankring och förflyttning tillsammans med medarbetare. Här är tiden en viktig aspekt. "Att förändra arbetssätt måste få ta tid. Medarbetarna måste få tid att reflektera och landa i det nya. Det är en stor utmaning generellt att vi försöker trycka igenom så mycket så snabbt. Vi människor är egentligen väldigt receptiva för förändringar, men hjärnan orkar inte med hur mycket förändring som helst på en gång."

Många organisationer är tydliga med att förflyttningen är prioriterad verksamhet. Deltagande i workshoparna är oftast obligatoriskt för medarbetare och chefer. "De vet att det här är en viktigt strategisk fråga, i vissa fall avgörande för organisationens framtid. Då är det extra viktigt att man inte slarvar med förankringen och själva förändringsprocessen. Många projekt har misslyckats för att man inte berättat för sina medarbetare varför man gör förflyttningen."

Enligt Christel Sambor är risken om man slarvar med det, att organisationen får ett fint nytt kontor som kostar massor med pengar, men att människorna som ska arbeta i det varken är mentalt eller känslomässigt förberedda.

"Då går vi in i det nya kontoret och navigerar efter rädsla. Vi söker trygghet och det vi känner till: skrivbord, den egna platsen, min vrå. Om vi istället känner oss förberedda, att vi fått vara med, fått uttrycka oss och förstå – då är vi mer öppna att ta till oss de nya arbetssätten i den nya miljön. En väl genomförd förflyttning, där man både vet vad och varför man gör, har goda chanser att öka trivsel och produktivitet i organisationen."