Kom igång med ”management by kontor”

Får du hjälp att bli en bättre chef av lokalerna ni sitter i? Eller blir du tvärtemot motarbetad? Lokalen är ett ledarskapsverktyg som det kan vara mycket värt att förbättra. Här finns möjlighet att både öka trivseln, förändra arbetsplatskulturen, förbättra samarbete och kommunikation mellan kollegor, minska stress och öka effektiviteten.

Att se över möblering, färgsättning, mattor, tyger och växter är de enklaste åtgärderna för att öka trivseln i befintliga lokaler, menar Camilla Waxin, Office Leasing Manager på Atrium Ljungberg. Textilier dämpar ljud, något som kan hjälpa till i störande ljudmiljöer och därmed minska stress. ”Det är viktigt att man mår bra på kontoret”, säger Camilla Waxin.

Var vaksam på kommentarer som tyder på att era lokaler sätter krokben för ditt ledarskap och försvårar för dina medarbetare att jobba effektivt och trivas på jobbet.

”Upplevelsefaktorn är viktig. Särskilt inomhusklimatet, som temperatur och luftkvalitet. Om det inte går att få ordning på det så kommer folk sluta trivas, vilja flytta, eller kanske till och med byta arbetsgivare”, varnar Camilla Waxin.

Som chef behöver du ta negativ feedback om lokalerna på allvar. Visa att du lyssnar och ta problemen vidare med er hyresvärd. Det kan i värsta fall bli en arbetsmiljöfråga, men också långt innan dess ställa till med problem. Duktiga medarbetare som inte har arbetsmöjligheter där de kan prestera sitt bästa, och som slutar trivas, kan söka sig någon annanstans om det vill sig illa.

För att skapa en ny typ av arbetsplats där medarbetare samarbetar och trivs bättre, så behövs mer än nya kuddar och en lyxig kaffemaskin. Är det hela arbetssätt som ledningen vill förändra med hjälp av lokalerna, så räcker det inte med att måla om.”Då är det ofta stora grepp som behövs. I det läget passar många av våra kunder på att se över sin lokalstrategi. Många bestämmer sig då för en flytt”.

Camillas fyra kontorstips

Satsa på köket

Är det bättre kommunikation mellan team eller avdelningar som behövs, så se över de spontana mötesmöjligheterna i lokalerna. Här har Camilla Waxin ett hett tips:
”Folk älskar kök! Köket är en nyckel för att kommunicera bättre.”

Egentligen är det uppenbart: var står alla och trängs på hemmafester? Just det – i köket. ”Många företag ändrar om så att de kan ha samlingar och stormöten i köket. Det kan bli en ny samlingspunkt som kan lyfta en hel arbetsplats.”

Representativ reception

Är det viktigt att göra ett gott intryck på kunder, samarbetspartners och personer som kommer och söker jobb hos er, så behöver receptionen ses över.

”Skapa stämning, gärna genom att addera hotellkänsla. Heltäckningsmattor, stoppade möbler att sitta skönt och slappna av i. Många börjar också lägga till dämpad bakgrundsmusik. Det handlar i många och mycket om att aktivera alla sinnen, syn, hörsel, lukt och känsel för att på så sätt skapa rätt atmosfär.”

Ytor för samverkan

Samverkansbord, där flera arbetsplatser ställs ihop till en större arbetsgrupp, kan minska mejlandet och öka direktkontakten.

”Jobbar man vid ett samverkansbord så blir det lättare att samarbeta och engagera sig. Med kollegorna direkt intill slipper ni trassla in er i långa mejltrådar och kan istället stämma av med varandra direkt.”

Underlätta fokusarbete

Arbetsdagen består ofta också av fokus och behov av att få arbeta koncentrerat. Då är den pigga kollegan intill inte alltid en tillgång. Hörlurar är ett sätt att stänga ute störningar, men det behövs också tysta zoner.

”Hör du kollegor säga: ’Jag satt hemma och jobbade i förmiddags, jäklar vad jag fick mycket gjort’ så är det en varningssignal. Då har man misslyckats med utformningen av arbetsplatsen. Då finns det inte tillräckligt med zoner.”

Just här gör många som börjar arbeta i aktivitetsbaserade lokaler samma misstag.

”De har för få eller för små tysta zoner eller fokuszoner. Just den delen underskattas ofta när man planerar de nya lokalerna."