Skapa arbetsplatsen som gör att medarbetarna knappt vill gå hem

Därför har kontoret blivit en paradox

Det hybrida arbetssättet har gjort att kontoret blivit mindre viktigt – eller? Genom att fler kan arbeta på distans väljer många företag att dra ner på sin kontorsyta. Men samtidigt: ju mer vi väljer att arbeta hemifrån – desto viktigare är kontoret när vi väl är där. Och just den där energin vi skapar tillsammans är så otroligt viktig att ta tillvara på. Så trots våra nya flexibla arbetsvanor menar Annalena att det än så länge är överlägset att ses fysiskt. Vi kommer nog inte helt att kunna ersätta det mänskliga, sociala behovet med digitala verktyg. 

För att lyckas skapa en åtråvärd arbetsplats behöver du definiera ett syfte med arbetsplatsen – både fysiskt och digitalt. Helst ska syftet inte enbart kopplas till att fysiskt befinna sig på kontoret måndag till onsdag. Försök istället koppla syftet till vad som ska hända på kontoret. Du kanske oroar dig för att innovationskraften och kreativiteten minskar om ni inte ses fysiskt? Då måste du säkerställa att det finns utrymme för kreativa möten på kontoret. 

Vi människor uppskattar visad omtanke, och det är aldrig fel att bjuda in till gemensamma frukostar eller en aw då och då. Anordna gärna detta, men berätta varför. Syftet bör inte vara smörgåsen i sig utan vad den leder till. Motivera de anställda genom att lyfta värdet i att ses. Kanske har ni anställt flera nya personer som inte alla hunnit träffa än, fokusera då på att alla medarbetare får ses. 

4 faktorer som bidrar till en attraktiv arbetsplats

1. Hygienfaktorer

Hygienfaktorer kan förklaras som att kontoret behöver få in tillräckligt med dagsljus och ha ett inomhusklimat med tillfredsställande luftkvalitet. Det finns idag, framförallt efter pandemin, en ökad efterfrågan på att fördela arbetet i olika zoner. Förutom klassiska möteslokaler behövs rum dedikerade för videomöten och stillsamma fokusområden. Det ska vara lätt att växla mellan att skriva i en ostörd del av kontoret till att prata med kollegor i en annan del.

För att tillgodose det nya hybrida arbetssättet behöver du se över din medarbetarskara och vilka förutsättningar som finns. Vissa älskar att arbeta hemifrån, medan andra kanske fortfarande bor hemma hos föräldrarna, eller i en liten lägenhet med dåliga förutsättningar för distansjobb. Det är därför viktigt att kontoret är rätt dimensionerat och har tillförlitlig teknik som gör att alla kan utföra sitt jobb. 

2. Motivationsfaktorer

Förutom hygienfaktorer måste utformningen av kontoret innefatta vad som motiverar oss. Vad väcker den fysiska platsen för känslor? Tar den hand om de anställda och till vara på den ack så viktiga erfarenhetsdelningen?

– Du måste väga in inre motivation. För vi vill träffa kollegorna, känna tillhörighet, få bekräftelse och vara med och påverka. Här går många vilse för de glömmer bort den här delen, men det gäller att ta hand om både hygien- och motivationsfaktorer, menar Annalena. 

Annalena säger att även om företag har olika förutsättningar, behöver alla fundera på om de sociala platserna är tillräckliga för att skapa tillhörighet. Fundera exempelvis på om du får energi av att komma in till kontoret. 

3. Geografiska faktorer

Läget är och förblir viktigt. Rent praktiskt är ett kontor på en central plats enklare för medarbetare att ta sig till då förbindelserna till centrum ofta är bra. Även de som bor lite längre bort från stadskärnan uppskattar ofta att komma iväg från hemmet. 

– Men det är inte bara adressen utan det runtomkring som spelar roll. Livet på arbetsplatsen behöver få spilla ut till det liv som pågår utanför. De anställda vill kanske träffa andra på lunchen och uträtta ärenden. Helt enkelt få livets små praktikaliteter att hänga ihop, säger Annalena. 

En annan viktig aspekt är trygghet. Det kan vara oroande att behöva röra sig ensam från jobbet i exempelvis ett industriområde – även om kontoret ligger nära tunnelbanan. De flesta föredrar kontor i levande områden, där kontor varvas med butiker, boenden och bra kommunikationer, känns trygga dygnet runt. 

4. Arbetsplatsstrategiska faktorer

Tidigare behövdes ingen strategi för att få folk till jobbet. Men pandemin medförde stora förändringar. En strategi med 10-årshorisont omkullkastades på några månader när våra våra beteenden förändrades.

– Redan innan pandemin hjälpte vi företag med arbetsplatsstrategier, men då kopplades arbetet oftast till en kontorsflytt. Ska vi bara byta adress eller uppdatera hur arbetsplatsen är utformad? Nu ställer sig alla företag frågan – även om de ska vara kvar på samma ställe, förklarar Annalena.

Fler företag har en arbetsplatsstrategi idag, men många blandar ihop det med en närvaropolicy. Medan en närvaropolicy enbart rör regler för hur många dagar i veckan som får utföras på distans, är arbetsplatsstrategin mer ingående. Annalena berättar hur Workspace Unlimited jobbar med arbetsplatsstrategier:

– I vårt arbete hjälper vi ledningsgrupper att bli mer informerade och trygga beslutsfattare för att bättre kunna utforma och utveckla sin arbetsplats. Vi processleder och hjälper till att reda ut vad arbetsplatsen ska leda till för effekter, och vilka behov som behöver omhändertas. Vi tar fram hygien- och motivationsfaktorer och vad företag behöver göra på lång och kort sikt.

– För att lyckas med din arbetsplatsstrategi måste du verkligen involvera medarbetarna. Lyssna på alla och samla in feedback, och var tydlig med att du litar på att de klarar av att ta ansvar för vad som är bäst för alla, avslutar Annalena.

Letar du efter ett mer attraktivt kontor?

Vi på Atrium Ljungberg brinner för att se nya attraktiva stadsmiljöer växa fram. Just nu pågår det intensiva arbetet med Nya Slussen. Ett område för företag som inte bara vill befinna sig i Stockholms absoluta mittpunkt, utan även vill njuta av en fantastisk utsikt på en av Stockholms mest ikoniska platser. Se våra lediga kontorslokaler i Slussen.